Indispensável no lançamento do seu negócio, mas também, em muitas ocasiões durante a vida da sua estrutura, a previsão orçamental é uma ferramenta essencial para todos os líderes empresariais.
Por vezes difícil de apreender, especialmente para pessoas sem formação em contabilidade, é no entanto uma ferramenta essencial que deve ser dominada a todo o custo.
Neste artigo, descobrirá o que é uma previsão orçamental, quando a elaborar e, sobretudo, como a elaborar e com que ferramentas.
Definição: o que é uma previsão orçamental?
Uma previsão orçamental é um documento financeiro que visa quantificar o custo e o impacto das acções da empresa, a fim de estabelecer as suas projecções financeiras.
O orçamento provisório permite antecipar todas as saídas e entradas de caixa, e assim assegurar que a empresa é rentável e suficientemente capitalizada.
Tenha cuidado, mesmo que se trate de uma previsão, os dados não devem ser fantasiosos mas sim baseados em hipóteses realistas tendo em conta as informações de que dispõe: pesquisa de mercado, desempenho histórico do negócio, conhecimento do sector.
Um exemplo clássico é a sobreavaliação das receitas e a subavaliação das despesas. Seja conservador nas suas hipóteses: o crescimento leva frequentemente mais tempo do que pensa para se materializar, e antecipar o impacto do ciclo de vendas (tempo necessário para transformar um potencial cliente) e as necessidades de capital de exploração (tempo necessário para liquidar stocks, prazos de pagamento de clientes e fornecedores).
Tenha também em conta que existem obviamente algumas incertezas, se necessário, vários cenários.
Quanto mais realista for, tanto mais útil será a previsão orçamental. Por um lado, porque encorajará potenciais parceiros financeiros a confiar em si; por outro lado, porque lhe permitirá identificar dificuldades e, portanto, resolvê-las antecipadamente.
Quando deve elaborar o seu orçamento provisório?
Elaborar um orçamento previsional significa também tirar um momento para reflectir sobre o futuro da sua empresa, a viabilidade do seu negócio e os objectivos que deseja alcançar nos próximos anos.
Elaborar um orçamento provisório é uma parte essencial da criação de uma empresa, quanto mais não seja para verificar a viabilidade financeira do projecto e obter financiamento.
Contudo, a elaboração de um orçamento previsional não é apenas para o período de arranque. É importante analisar este documento regularmente e elaborar uma nova previsão orçamental, pelo menos de seis em seis meses, para planear e controlar o desempenho financeiro.
Este é um verdadeiro roteiro para o proprietário da empresa, permitindo-lhe ajustar os seus objectivos ao longo do ano e assegurar que a empresa tem fluxo de caixa suficiente para cumprir as suas obrigações financeiras (particularmente reembolsos de empréstimos) e renovar o seu equipamento.
Finalmente, quando existem projectos de expansão: abertura de novos pontos de venda, lançamento de novos produtos, etc., torna-se necessário elaborar uma nova previsão orçamental tendo em conta o impacto destes projectos.
Como fazer uma previsão orçamental?
Não existe um método universal para fazer uma previsão orçamental, mas aqui está o método que recomendamos.
Iniciar a previsão orçamental com as receitas
Recomendamos que comece a previsão orçamental com a previsão de vendas, porque o nível de vendas terá um impacto directo no resto do orçamento: o número de pessoas necessárias para servir os seus clientes, o orçamento de marketing e os investimentos necessários para atingir o nível de vendas, etc.
A previsão de vendas é a parte mais difícil da previsão orçamental, porque é aquela em que a incerteza é maior, especialmente se tiver um historial limitado para se basear.
Para alcançar esta parte, terá de confiar nos seus conhecimentos do sector, nos seus estudos de mercado e no seu plano de marketing.
Avaliar as necessidades para atingir a previsão de vendas
Poderá então listar e quantificar todos os elementos necessários para atingir os seus objectivos de vendas: acções de marketing, necessidades de pessoal, stocks e compras de equipamento, etc.
Acrescentar o resto dos custos de funcionamento da empresa
Tudo o que resta é incluir no orçamento provisório o resto dos serviços auxiliares essenciais para o bom funcionamento do seu negócio: contabilidade e gestão, arrendamento das instalações, impostos locais, seguros profissionais, etc.
Analisar as contas projectadas
Uma vez elaborada a previsão orçamental, deverá analisar as demonstrações financeiras previstas para verificar a sua consistência.
Conta provisória de ganhos e perdas
A conta de ganhos e perdas projectada resume todas as receitas e despesas para mostrar um saldo positivo (a empresa tem lucro) ou um saldo negativo (a empresa tem prejuízo).
Aqui deve fazer-se as seguintes perguntas:
.. A empresa está a crescer? O crescimento é realista, dados os meios à sua disposição?
. De onde vem o crescimento (volume, preço, mistura)? A margem está a crescer?
. Os custos estão sob controlo?
. O negócio é rentável?
. Previsão do fluxo de caixa
A previsão do fluxo de caixa é a ficha financeira mais importante, diz-lhe se o seu negócio é gerador de caixa e se é financiado de forma equilibrada.
Se for, dir-lhe-á se existe fluxo de caixa suficiente para continuar a investir, ou seja, manter o equipamento, lançar um projecto de crescimento, etc.
Pelo contrário, se o seu negócio não for gerador de caixa, terá de avaliar a necessidade de financiamento do negócio e encontrar uma forma de o financiar.
Terá então de escolher entre várias possibilidades: capital próprio, empréstimo bancário, ou soluções alternativas como o financiamento participativo, por exemplo.
Balanço previsional
A última ficha financeira do orçamento provisório é o balanço provisório.
Isto permitir-lhe-á responder às seguintes perguntas:
. A estrutura financeira da empresa (rácio dívida/capital próprio) é razoável?
. A empresa tem fluxo de caixa suficiente para fazer face a acontecimentos imprevistos?
. Qual é o perfil de maturidade da dívida?
. Qual é a necessidade de capital de exploração, pode ser optimizada?
